DR-Math's

Berusaha Berbagi Walau Satu Kata

PEMANFAATAN FEATURE MS.WORD

PEMANFAATAN FEATURE MS. WORD

Artikel ini penulis sajikan khusus untuk rekan-rekan seprofesi atau tenaga kependidikan yang tugas sehari-harinya di sekolah mengelola siswa. Sejak penulis diangkat sebagai PNS di sekolah selain tugas utama mengajar, sebagai PKS kurikulum hampir setiap tahun penulis bekerja dalam kepanitian ujian sekolah atau ujian nasional tingkat sekolah. Mulai dari pendataan peserta ujian sekolah dan ujian nasional (dengan form US1) , entry data atau nilai raport semester 1 s.d. 5 siswa kelas 9, penyusunan program kerja, pembuatan daftar hadir pengawas ruang, daftar serah terima berkas ujian setiap ruang, berita acara pelaksanaan ujian setiap ruang, daftar hadir peserta ujian, daftar hadir panitia, surat tugas pengawas ujian dan lain-lainnya yang merupakan kelengkapan administrasi sebagai tahap awal/persiapan menjelang berlangsungnya pekan ujian. Setelah ujian berakhir pekejaan berikutnya pengolahan nilai hasil ujian peserta yang pada akhirnya dicantumkan dalam lembar blanko Ijazah. Selain dari itu dengan terlambatnya SKHUN  asli sampai di sekolah, terkadang siswa memerlukan SKHUN sementara yang harus dibuat sekolah dengan mengacu kepada DAKOLNUN dan pembuatan Surat Keterangan Kelakuan Baik (SKKB) siswa dan Surat Kelulusan dari sekolah sebagai kelengkapan persyaratan masuk SMA/SMK. Pekerjaan terakhir yaitu pembuatan laporan pelaksanaan ujian meliputi; jumlah peserta ujian persertase siswa lulus dan tidak lulus ujian nasional serta rekapitulasi rata-rata nilai, rentang nilai setiap mata ujian, dan laporan penggunaan blanko Ijazah.

Tanpa bantuan komputer, semua pekerjan-pekerjaan tersebut cukup melelahkan. Tetapi dengan MS. Office, laptop/PC yang yang cukup bagus serta printer yang ok, pekerjaan terasa ringan dan efisien.

Adalah MS. Access, MS. Excel, dan MS. Word  merupakan bagian dari komponen MS. Office yang sangat membantu dalam pengerjaan tugas tersebut.

Yang menjadi pokok bahasan dalam tulisan ini, penulis mencoba berbagi tentang hal yang sederhana, sebagai contoh dalam pembuatan SKKB untuk sejumlah siswa. Berbagai cara yang dilakukan orang mulai dari yang biasa dilakukan membuat formatnya lalu ketik data seorang siswa kemudian diprint, untuk siswa berikutnya data siswa pertama dihapus lalu diganti kemudian di print, begitu seterusnya dan ini cara pemula yang melelahkan dan tidak punya data yang tersimpan.

 Cara kedua menggunakan MS. Excel menggunakan lebih dari satu sheet (bekerja antar Sheet), sheet ke-1 sebagai data siswa dalam bentuk tabel range( tabel yang terdiri dari beberapa baris dan kolom) kolom berisi label No. Urut, No. Induk Siswa, Nama Siswa, Jenis Kelamin, Tempat/Tgl. Lahir, Nama Ortu dsb dan sheet ke-dua  format dokumen yang ingin dicetak. Cara seperti ini menggunakan fungsi referensi Lookup, Vlookup, atau Hlookup yang diformulakan pada cell-cell yang ada di sheet 2 dengan Conten cell referensi biasanya menggunakan no. Urut yang di entrykan  , kemudian diprint. Untuk siswa berikutnya cukup ketik no.urut 2 lalu diprint. Cara seperti ini lebih baik dari cara yang pertama, hanya saja proses pencetakan tetap satu persatu dan tentu cukup merepotkan untuk jumlah siswa ratusan.

 Adalah fasilitas Mailings pada MS. Word yang sangat efektif dan efisien dalam pembuatan semisal Surat Kelulusan atau  SKKB  sehingga dapat dibuat secara masal dan proses pencetakan secara masal pula artinya tidak perlu satu persatu saat pembuatan dan pencetakan. Mails artinya surat-surat, jadi dapat kita pandang mengirimkan surat kepada sejumlah siswa yang berisikan Srat Kelulusan atau SKKB secara massal atau sekaligus dengan format yang sama tetapi data identitas yang berbeda-beda.

Pada prinsifnya membuat dokumen secara massal dengan menggunakan fasilitas mailings dalam MS. Word terdiri dari dua file, yaitu file utama yang merupakan dokumen yang ingin dicetak secara massal (misal Surat Kelulusan) yang tentu bentuknya/formatnya baku dan file kedua merupakan file sumber data (data source). Sumber data merupakan pangkalan data (database) yang berbentuk tabel data yang memuat beberapa field dan record. Dengan memandang bentuk tabel,  untuk memudahkan pemahaman, sebagian orang mengartikan Field  sebagai kolom dan record diartikan sebagai baris.

Sebenarnya pengertian Record  adalah kumpulan dari beberapa byte data, sedangkan kumpulan beberapa record membentuk suatu Field dan kumpulan beberapa Field membentuk suatu File , begitu kata para programmer computer.

Pangkalan Data yang merupakan sumber data yang digunakan dapat dibuat dengan MS. Access atau MS. Excel. Membuat data base dengan MS. Access format tabel data secara baku disediakan, dan terlebih dahulu kita perlu memberi nama Field serta menentukan type data yang termuat dalam Field tersebut apakah data berupa Text, Numeric (bilangan), object, atau formula dlsb.

Secara garis besar ketika kita bekerja dengan komputer dan menggunakan program aplikasi pada umumnya 3 proses dilakukan, yaitu proses input data, proses editing, dan printing (pencetakan) dengan printer.

Agar memudahkan dan lebih familiar kita gunakan MS. Word dan MS. Excel sebagai databasenya agar memudahkan dalam perhitungan data berupa bilangan.

Penggunaan feature Mailings dalam MS. Word, secara garis besar terdiri dari 3 langkah pengerjaan, yaitu; membuat file data base sebagai sumber data misal dengan MS. Excel, buat dokumen utama yang diinginkan dalam MS. Word, langkah terakhir proses mail merge file dokumen pada MS. Word dengan file sumber data pada MS. Excel.

Sebagai contoh kita akan membuat salinan ijazah yang nantinya bermanfaat untuk penulis blanko Ijazah asli yang harus ditulis dengan tangan secara manual.

 Berikut langkah-langkah pengerjaannya yang penulis buat dengan MS.Office 2010.

  1. Jalankan MS. Excel, secara automatic satu sheet1 terbuka, buat file data base/Tabel data sebagai sumber datanya.

Dalam membuat Tabel Data, tuliskan  semua Field yang diperlukan seperti; NO.URUT, NOPES-URUT, NO.VALIDASI, NIS, NISN, NAMA PESERTA, JENIS KELAMIN, AGAMA, TEMPAT-TGL.LAHIR, ALAMAT, NAMA-ORTU, NO.IJAZAH , NO. SKHUN SMP, NO.SERI IJAZAH, Nilai-nilai mulai dari nilai rata-rata Raport setiap mapel(NR), Nilai Ujian sekolah (NUS), NUN, JUM-NUN, NA, KUALIFIKASI lulus/tidak lulus dsb, sesuai keperluan dan lengkapi semua recordnya, lalu save dan beri nama filenya, misalkan DATA SISWA apa saja, dalam artikel ini penulis beri nama DATABASE-NILAI SISWA KLS IX 2012 dan Sheetnya penulis rename PESERTA UN 2012.

Catatan:

-  Dalam membuat Tabel Data dengan MS. Excel, jangan ada cell yang di merge (digabung), jadi harus utuh satu cell untuk setiap data.

-  Dimulai dari baris ke-1 dan kolom ke 1 atau cell A1 (R1C1) sebagai Field ke-1, cell B1 sebagai Field ke-2 dst.

-  Jangan ada baris kosong.

-  Baris kedua merupakan Record ke-1 dan baris ketiga merupakan record ke-2  dan seterusnya.

Database pada Excel

Penjelasan:No.Peserta Ujian berbentuk PPRR-kode sekolah-no.pesertaurut-no.validasi

PP : Kode Provinsi,  RR = kode rayon Kota/kab,

Karena bersifat tetap pada satu sekolah, untuk 7 digit pertama nomor peserta ujian dapat dibakukan pada dokumen utama, jadi tidak perlu dibuat dalam file sumber data dalam satu field seperti di atas.(penulis mencantumkan karena untuk keperluan lainnya).

Contoh Prov. Jawa Barat – kota Sukabumi – SMPN 14 ; 02 – 08 – 014 – No,Pertaurut – No.Validasi

No.pesertaurut terdiri dari 3 digit, jika diketik dalam file sumber data dalam bentuk text (pada MS.Excel akan tampil rata kiri, atau pakai ‘001, ‘002 dst) sehingga akan tampil utuh pada dokumen utama dalam MS.Word, berbeda jika berupa numerik seperti di atas (rata kanan) itu hanya hasil formating number, maka pada dokumen utama akan tampil seperti bilangan biasa 1, 2, dst, sehingga perlu pemformatan lagi pada dokumen utama.

No.Validasi yaitu nomor digit terakhir dari nomor peserta yang mengacu kepada no.urut.No.Validasi terpola sedemikian rupa, sehingga No.Validasi + sisa no.urut bagi 8 = 9.

Jadi, dapat kita rumuskan pada cell yang merupakan record dari Field No.Validasi misal pada cell D2 = 9 – mod(A2;8), (Tampak pada formula bar di atas) selanjutnya anda dapat copy lalu paste formula pada baris berikutnya ke bawah, atau singkatnya pilih cell D2, D3 sampai cell D terakhir lalu tekan Ctr+D .

Dengan cara merumuskan No.Peserta digit terakhir ini, lebih cepat dan akurat, dan meminimalisasi kesalahan dibanding dengan cara Copas.

(Untuk pengolahan nilai raport, nilai US, dan nilai UN  teknis pembulatannya mengacu pada Juknis dari BSNP). Jika telah selesai entry semua data, save dan beri nama filenya kemudian close. (ingat-ingat folder file database ini tersimpan!!)

Tahap Lanjutan Dalam Membuat Sumber Data : (Jika Anda mau)

  1. Periksa Kelengkapan Data Siswa

Untuk memastikan kelengkapan semua data siswa pada satu record,  kita dapat meminta komputer untuk   memberikan indikator dengan warna font hitam (biasa) pada field Nama, sedangkan warna merah menandakan bahwa data siswa belum lengkap seperti tampak di atas ABDUL AZIZ datanya belum lengkap (jadi itu bukan sekedar warna). Dalam MS. Excel kita gunakan Conditional Formating sub group dari Tab Home, langkah-langkahnya:

Klik Conditional Formatting > New Rule… > Use a formula to determine which cells to formula.

Pada tabulasi  Format values where this formula is true , ketikkan =COUNTBLANK(A2:BP2)>=1.

Lalu klik  format….> Font>Color  pilih warna yang disukai lalu OK dan OK.

Range A2:BP2 adalah range cell pada baris kedua atau record pertama.

Format lagi pada cell kolom Nama Peserta semuanya, gunakan format Painter!!

 Kotak Dialog Pemformatan

    2. Periksa Nilai Siswa

Untuk memastikan kebenaran entry atau mengantisipasi kesalahan entry nilai ujian siswa misalkan nilai kurang dari 6, dapat kita format setiap cell yang berisi nilai dengan warna seperti cara di bagian 1.

2.     Membuat Dokumen Utama Dalam MS. Word

Langkah selanjutnya karena salinan Ijazah yang akan kita buat, maka dokumen utama yang dibuat terdiri dari 2 bagian yaitu halaman depan yang merupakan data identitas siswa dan halaman belakang yang berisikan data siswa berikut nilai-nilai setiap mapel. Selanjutnya kita dapat membuatnya dalam satu file atau 2 file yang berbeda. Agar lebih jelas kita buat dalam 2 file yang berbeda, buatlah sama menyerupai blanko Ijazah Asli lalu save dan berilah nama file yang berbeda.

            File kesatu : Halaman Depan Blanko Ijazah

Halaman Depan Blanko Ijazah

File kedua : Blanko Daftar Nilai Ijazah

Daftar Nilai pada Blanko Ijazah

3.     Bagaimana Langkah-Langkah Proses Mail Merge

  1. Proses Mail Merge dokumen halaman depan Ijazah yang berisi blanko data identitas siswa.

Untuk memudahkan lakukan langkah-langkah proses mail merge dengan panduan !

Buka file tersebut >Klik Tab Mailings > Start Mail Merge> Step by Step Mail Merge Wizard…

Terbuka panel di sebelah kanan dokumen, panduan langkah demi langkah mail merge.

Secara default dipilih type dokumen Letters,

Step 1 of 6 klik Next: Starting Document

 

Karena dokumen utama sedang terbuka, maka select Starting Document pilihan secara baku yaitu  Use the current document. (gunakan dokumen yang sedang aktif/dibuka)Step 2 of 6 (langkah kedua dari 6 langkah) Select Recipients (memilih penerima).

Karena data base sudah dibuat (sudah ada), maka pilih Use an existing list  lalu klik Browse…

 

 

Pilih file yang berisi data base (yang sudah dibuat dalam MS.Excel tadi) lalu Open, maka terbuka kotak dialog Select Tabel dan klik Sheet yang memuat database (tabel data)  lalu OK, maka terbuka kotak dialog Mail Merge klik OK. Langkah berikutnya:

Step 4 of 6 : Write your letter

Karena sudah dibuat dan sedang dibuka , lanjutkan panduan berikutnya klik Next!

Step 5 of 6 : Preview your letter dan klik Next

Step 6 of  6  Complete The Merge .  (proses Mail Merge sudah lengkap artinya koneksi dokumen pada MS. Word dengan sumber data pada MS.Excel telah terhubung).

Langkah selanjutnya dari proses Mail Merge  yaitu  menyisipkan Field-field yang berkorespondensi.

Tempatkan kursor di sebelah nama  :

Klik Insert Merge Field , maka pada menu drop down tampak Field-field yang ada pada file database pada MS.Excel yang sudah dibuat. Klik Field NAMA_PESERTA.

Menu Dropdown Insert Field

Klik Field  NAMA_PESERTA , maka semua record yang merupakan nama siswa sudah termuat.Ulangi langkah ini untuk Field TGL_LAHIR, ORTU, dan NOMOR INDUK !

Untuk  menyisipkan No.Peserta Urut, seperti yang diuraikan di atas jika database no.pesertaurut diisi bentuk text tak masalah, tetapi jika dalam bentuk numeric (bilangan biasa), maka no.peserta urut akan tampak berupa bilangan biasa 1, 2, ….10, dst, seperti berikut:

Karena bentuknya harus 3 digit, maka perlu pemformatan pada dokumen word.Berikut langkah pemformatannya:

Tekan Alt+F9 , maka  akan tampak semuaToggle Field Codenya seperti berikut:

Format Bilangan jadi 3 digit

Sisipkan pada Field Code {MERGEFIELD NOPESURUT\# 00#}, lalu tekan Alt+F9.

Jika tampak masih Field code, klik  Preview Results, jika belum berubah klik kanan>klik Update Field .

Selanjutnya Insert Merge Field NOVALIDASI (digit terakhir No.peserta Ujian), dan Field KUALIFIKASI ( atau ketik secara baku pada dokumen!).

2.   Proses Mail Merge dokumen halaman belakang Ijazah yang merupakan blanko data identitas siswa dan Daftar Nilai Siswa setiap Mapel berikut nilai-nilai hasil perhitungan.

Open file Blanko Daftar Nilai Ijazah tersebut , lakukan proses Mail Merge dan langkah-langkah Insert Field Merge    seperti pada bagian 3.1.

Satu hal ketika Insert Field Merge berupa bilangan yang merupakan hasil perhitungan seperti Nilai Rata Raport 5 Semester setiap mapel, Nilai Ujian Sekolah, dan Nilai Sekolah (NS= 40%NR + 60%US) dengan pembulatan sampai 2 tempat desimal, dan Nilai Akhir (NA= 40%NS+60%UN) dengan pembulatan sampai 1 tempat desimal maka pada dokumen word yang di merge akan tampak seperti berikut:

 

Dengan demikian perlu formating Field tersebut, berikut langkah Format number untuk NR, NUS, dan NS  hingga 2 tempat desimal.

Tekan Alt+F9 , maka semua Field yang telah disisipkan pada dokumen utama word akan tampak berbentuk Toggle Field code, sisipkan pada akhir setiap field yang berupa bilangan tersebut \# #,00 , tampak seperti berikut:

Format Field

lalu  tekan lagi Alt+F9 untuk melihat data aktual, jika masih belum tampak dua desimal, klik kanan pada field yang bersangkutan lalu klik Update Field.

(Untuk menampilkan dan menyembunyikan satu Toggle Field Code, klik Field tersebut ,lalu tekan Shift+F9 ), maka tampilannya akan tampak seperti berikut:

Tampilan sesudah di format

4.     Bagaimana Edit File Sumber Data (File Database)?

Mengedit file sumber data yang sudah merge dengan dokumen utama, ada 2 cara yang dapat dilakukan:

Pertama: mengedit langsung dari file Excel tersebut, open file sumber data>lalu save.

Peringatan: Cara ini dapat dilakukan jika dokumen utama dalam MS.Word yang merge dengan file sumber data tidak dibuka, jika sedang dibuka maka file sumber data dalam Excel kondisinya sedang digunakan (file in use) sehingga terkunci untuk diedit atau bersifat Read Only (hanya dapat dibaca).

Kedua: mengedit dari dokumen utama dalam MS. Word.

Open File Dokumen utama dalam Word >klik Tab Mailings>klik Edit Recipient List ,    

Maka terbuka kotak dialog Mail Merge Recipients >klik File Data Source >Klik Edit…

Lakukan perubahan seperlunya, lalu klik Refresh > OK.

Peringatan: Menghapus tanda Chekbox berarti menghilangkan/tidak menampilkan record dari file sumber data tersebut ke file dokumen utama dalam Word !

Kotak Dialog Edit Database dari MS.Word

5.     Bagaimana Mencetak Dokumen Mail Merge?

Dalam mencetak dokumen file merge dapat dilakukan semuanya sekaligus dalam satu perintah Print, akan tetapi mengingat performance PC/Laptop dan Printer yang ada, untuk menghindari kemacetan printer dan komputer, cetaklah misal 50 record secara bertahap.

Berikut langkah-langkah pencetakan dari kondisi Printer On dan terhubung ke PC/laptop kita.

Open file Blanko Halaman Depan Ijazah, maka muncul kotak dialog >klik Yes.

Selanjutnya klik Tab Mailings > klik Finish & Merge > klik Print Documents…, maka muncul kotak dialog Merge to Printer, seperti berikut:(Shortcut : Alt+Shift+M)

Kotak Dialog Merge to Printer

Pada opsi Print records (mencetak record-record):

All : mencetak semua record yang dimuat dalam file sumber data (tidak merekomendasikan, kecuali PC/Laptop anda memiliki RAM yang cukup besar dan Printer yang bagus performanya).

Current record : mencetak satu record yang sedang dibuka/ditampilkan.

From: ….  To: …..  : mencetak record dalam rentang, sesuai keinginan.

Ketikkan record yang akan dicetak misal dari 1 s.d. 50 lalu klik OK atau tekan Enter, maka muncul kotak dialog Print.

Kotak Dialog Print

Isi pada Pages 1 (karena dokumen dibuat hanya 1 halaman), lalu OK/Enter.

Maka data 50 siswa mulai dari record 1 s.d. 50 akan tercetak secara berurutan. Sambil menunggu Printer menyelesaikan tugasnya kita dapat mengerjakan tugas lain, apalagi jika kita bekerja dengan menggunakan 2 laptop dan 2 Printer pekerjaan lain dapat diselesaikan dengan singkat waktu.

Setelah selesai mencetak semua record, untuk efisiensi kertas masukkan kembali kertas hasil pencetakkan tersebut secara terurut ke dalam Printer dengan posisi terbalik, perhatikan urutan record yang sesuai. (periksa dan pastikan setiap lembaran kertas jangan ada yang menyatu, karena kita akan mencetak nilai yang sesuai dengan nama peserta. Jangan sampai kertas jump yang mengakibatkan urutan tidak sesuai, pengalaman penulis cukup melihat No.Pesertaurut dijamin nilai akurat/sesuai).

Close file Blanko Halaman Depan Ijasah, lalu Open file Blanko Daftar Nilai Ijazah dan lakukan proses pencetakan seperti pada langkah di atas hingga tuntas. Salinan Ijazah siap dipakai sebagai rujukan penulis Blanko Ijazah Asli.

Untuk menambah pemahaman silahkan coba-coba feature mailings lainnya seperti Find Recipient untuk mencari record tertentu misalkan nama siswa tertentu.

Jika anda memahami langkah-langkah Mail Merge tersebut, SKKB, Surat Kelulusan dan, Label Amplopnya, Daftar Hadir Peserta Ujian, Kartu Peserta Ujian UAS/UKK, Laporan Penggunaan Blanko Ijazah, dlsb dapat kita buat kemudian Merge dengan satu file sumber data tersebut, jadi Database tersebut bersifat One for All (satu untuk semua).

Feature Mailings dalam MS.Word ini bukanlah hal baru, hanya merupakan pengembangan program aplikasi pengolah kata berbasis DOS seperti WordStar (WS) dulu pada era tahun 88 – 90, demikian pula MS. Access penyempurnaan dari program aplikasi dBase III/IV dan MS. Excel yang merupakan peyempurnaan program aplikasi Lotus 123 atau Lotus for Windows. Jadi bagi yang pernah mengenal program berbasis DOS tersebut tidaklah asing.

Dari uraian tersebut tampaknya seperti panjang, tetapi jika anda pahami dalam praktiknya hanya dalam hitungan menit dapat kita kerjakan.

Selamat mencoba dan semoga bermanfaat..

//

13 Januari 2013 Posted by | UMUM | , , , | Tinggalkan komentar

   

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 51 pengikut lainnya.