DR-Math's

Berusaha Berbagi Walau Satu Kata

Feature MS. Word

BEBERAPA TIPS MENGGUNAKAN MS. WORD

Artikel ini penulis sajikan untuk rekan-rekan seprofesi, terutama untuk guru-guru yang belum terampil membuat dokumen dengan menggunakan MS. Word, untuk yang sudah master tentu lewatkan sajalah.

Yang mejadi pokok pembahasan dalam artikel ini adalah:

  1. Membuat daftat AutoCorret
  2. Menggunakan Style (dalam mengetik naskah soal ulangan)

Dalam mengetik dokumen apa saja seperti; SK, Proposal Kegiatan/Program Kerja, Surat Tugas, Administrasi Guru dan lainnya, sedikitnya 4 tahap kegiatan dilakukan mulai dari perencanaan, pengerjaan, penyimpanan dokumen, dan pencetakan.

I. Tahap Perencanaan (Planning)

Saat akan membuat suatu dokumen, tentu yang pertama ada dalam benak kita yaitu format atau struktur dokumen yang akan dibuat. Jika format dokumen yang akan dibuat belum tau sama sekali, buatlah dengan melihat dan meniru contoh yang sudah ada atau baku.

Selanjutnya menentukan strategi yang harus dilakukan sebelum membuat dokumen, dan strategi yang harus dilakukan yaitu memanfaatkan feature-feature MS. Word yang ada untuk memudahkan kita dalam membuat suatu dokumen.

Jika suatu dokumen baru yang kita buat, langkah awal inventarisir teks yang sering dimuat dalam dokumen tersebut seperti; nama kepala sekolah, nama rekan kerja berikut NIPnya, nama sekolah, alamat sekolah, tahun ajaran, dan lain-lain sesuai keperluan.

Buat inisial dari teks tersebut untuk memudahkan saat kita harus mengetik ulang teks yang sama. Adalah feature AutoCorrect dalam Ms. Office yang dapat kita gunakan.

Apa pun versi MS. Word yang digunakan langkah-langkah membuatnya relatif sama.

a. Membuat Daftar AutoCorrect

Dalam MS. Word 2007

Jalankan MS. Word > klik Office Button  Office Button  (di pojok kiri atas) >klik Word Options>klik Proofing >klik AutoCorrect Options… , maka terbuka jendela AutoCorrect Options seperti berikut:

AutoCorrect

Misalkan kita akan menambahkan teks “tahun ajaran 2015/2016” dalam daftar AutoCorrect dengan inisial ta, langkah-langkahnya seperti pada gb. di atas:

  1. Klik tabulasi Replace lalu ketikkan teks “ta”
  2. Klik tabulasi With lalu ketikkan teks “tahun ajaran 2015/2016”
  3. Klik Add.

Ulangi langkah-langkah tersebut untuk teks yang lainnya misalnya nama kita , NIP, dan lainnya sesuai keperluan, lalu Close.

Dalam dokumen yang kita buat untuk mengetikkan teks “tahun ajaran 2015/2016” cukup kita ketikkan ta lalu tekan [spacebar]. (ingat baik-baik inisial yang kita buat, jika lupa yach buka saja jendela AutoCorrect sebagaimana langkah di atas, atau klik pada indikator teks yang dihasilkan dari AutoCorrect, Caranya:

Gerakkan kursor pada teks tersebut atau klik teks tersebut > kemudian gerakkan pointer mouse pada huruf pertama>klik icon small triangle (segitiga kecil) > klik Control AutoCorrect Options…

Contoh Teks Hasil AutoCorrect

Sedangkan dalam MS. Word dalam MS. Office 2010, langkah-langkahnya:

Jalankan MS. Word >Klik File >Klik Word Options > Klik Proofing >klik AutoCorrect Options…

b. Mengedit Teks yang dihasilkan dari AutoCorrect

Misalkan dari teks “SMP Negeri 14 Sukabumi” , kita hanya perlu teks SMP saja, gunakan tombol [Backspace] untuk menghapus teks yang tidak diperlukan> pindahkan kursor hingga huruf melewati “S” (gunakan panah ke kiri)>tekan [End] kemudian lanjutkan pengetikkan.

c. Menghapus secara permanen daftar AutoCorrect

Buka kotak dialog AutoCorrect > dari tabulasi AutoCorrect >klik daftar teks yang akan di hapus >klik delete

 II.  Tahap Pengerjaan (Editing)

A. Menata Halaman Dokumen Baru

Saat MS. Word dijalankan, sebuah dokumen kosong disediakan, dan awal pekerjaan yang dilakukan yaitu menata halaman dokumen (Page Setup). Langkah-langkahnya:

Klik tab Page Layout >pada group Page Setup klik small icon (pojok kanan bawah),

image004

maka kotak dialog Page Setup terbuka.

 

Page Setup2

Pada tab Margin, tentukan batas atas dokumen (Top Margin), batas kiri (Left Margin), batas kanan (Right Margin), dan batas bawah (Buttom Margin).

Penentuan ukuran margin kiri-kanan, atas-bawah yang baik, tergantung dokumen yang akan dibuat, dan ukuran minimum margin tergantung dari jenis Printer, driver Printer, dan ukuran kertas yang digunakan.

Gutter margin adalah penambahan spasi ekstra pada kedua sisi dan atas, jika dokumen yang dibuat akan kita dijilid, sehingga setelah dijilid teks dokumen tidak terlipat.

Pada pilihan Orientation, pilih Portrait (tegak) atau Landscape (menyamping), tampilannya dapat dilihat dari Preview di bawahnya.

Pada menu dropdown Apply to Whole Document artinya settingan yang telah ditentukan diterapkan pada seluruh dokumen ini, kecuali jika kita membuat settingan yang berbeda dalam satu dokumen, maka pilihannya menjadi lebih dari dua opsi.

Sebagai contoh, jika kita membuat dokumen dengan settingan orientasi yang berbeda-beda pada beberapa halaman (dalam satu file), yang berdampak pada teknis pencetakan (lebih lanjut dibagian akhir akan kita bahas).

Pada tab Paper, tentukan ukuran kertas, A4, Polio, atau yang lainnya sesuai keperluan.

Pada tab Layout, berisi pengaturan; Section, Header dan Footer berikut jaraknya. Pengaturan ini jika kita akan mencamtumkan Header atau Footer pada dokumen yang kita buat.

 B. Menggunakan Style

Style adalah kumpulan pemformatan tertentu seperti, jenis huruf (font), ukurannya (font size), warna(Font Color), perataan paragraf (paragraf alignment) dlsb.

Kegunaannya yaitu, proses pemformatan teks yang dilakukan dalam beberapa langkah, saat melakukan pemformatan yang serupa, dapat dilakukan dengan satu langkah. Artinya ketika kita memerlukan pemformatan pada paragraf baru yang sama dengan paragraf sebelumnya, cukup kita klik Style yang sudah kita tentukan sebelumnya.

Sebagai contoh dalam mengetik naskah soal ulangan.

Sebagaimana uraian di awal, langkah awal inventarisir teks yang rutin digunakan antara lain; “yaitu….” , “adalah….”, “disebut ….” dlsb.

Masukkan teks tersebut dalam daftar AutoCorrect dengan inisial misalkan “ad” untuk “adalah ….”, “dis” untuk “ disebut ….” dlsb tergantung selera anda.

C. Mengetik Naskah Soal Ulangan Menggunakan Style

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

  1. Klik tab Home >pilih huruf dan ukurannya (pada group Font)>klik Numbering (pada group Paragraf) dan klik penomoran 1, 2, 3, …

Numbering

Selanjutnya geser Firs Line indent , Left Indent dan Hanging Indent, gunakan Mouse dengan cara Drag. Drag Mouse yaitu, memindahkan pointer Mouse sambil menekan bagian kiri Mouse. Sehingga tampak pada bagian Mistar (Ruler).

Jika Ruler belum tampil, caranya : Klik tab View > Klik Ruler .

 Ruler

Selanjutnya ketikkan naskah soal dan jangan lupa terapkan AutoCorrect tadi. Kemudian tekan [Enter], tekan [Backspace] (untuk mengakhiri penomoran otomatis).

  1. Pilih semua teks soal no. 1 > klik kanan >klik Style >klik Save Selections a New Quick Style… seperti berikut:
Pilih Teks lalu Klik Kanan

Pilih Teks lalu Klik Kanan

maka, terbuka kotak dialog Create New Style from Formatting yang telah diberi nama Style1 > Klik OK

Style1

(nama Style1 dapat kita ubah, misalkan SoalT1 tergantung selera anda, semetara biarkan saja Style1).

Perhatikan pada group Styles MS. Word Anda, sudah terdaftar nama Style1 !

  1. Untuk opsi jawaban : Klik Numbering > klik a. ____ atau A. _____ (sesuai selera)

Numbering2

Selanjutnya: klik kanan > klik Adjust List Indents…, maka terbuka kotak dialog

Atur Posisi Numbering

Jika kita setting Number position: 0,75 cm dan Text Indent: 1,5 cm, maka tampak pada Ruler hasil pengaturannya seperti berikut:

Ruler 2

  1. Selanjutnya ketikkan pilihan jawabannya untuk opsi a. lalu tekan [Enter].

Untuk mematikan automatisasi numbering opsi, tekan [Backspace] atau  [Enter] 2x.

  1. Ulangi langkah ke-2 yaitu pilih/block pilihan jawaban a. s.d. d , Shortcut [Shift+Arrow] seperti berikut:

      klik kanan >klik Style >klik Save Selections a New Quick Style

 image013

 maka, terbuka kotak dialog Create New Style from Formatting… yang telah diberi nama Style2 (tetapi jangan langsung OK)> klik Modify…

Style2

maka terbuka kotak dialog Create New Style from Formatting >klik Format > klik Paragraph…

Kotak Dialog Paragraph

maka terbuka kotak dialog Paragraph

Pada sub menu Spacing klik tab After isi 12pt atau 10pt >klik OK

(Maksudnya mengatur jarak spasi antara paragraph no. soal berikutnya dengan soal sebelumnya 12 point, sehingga tidak terlalu rapat).

Kotak Dialog Paragraph2

  1. Langkah Mengetik soal no. 2

Pada group Styles Klik Style1 >ketikkan teks pertanyaan soal no. 2 tekan [Enter] > tekan [Backspace]

Klik Style2, maka muncul opsi e, untuk mengubah menjadi opsi a

pada baris opsi e >klik kanan >klik Restart at a

Restart a


  1. Mengetik Soal Pilihan Ganda Kompleks

Bentuk Soal Pilihan Ganda Kompleks biasanya banyak dalam soal IPA, Kimia, IPS, dll.

Bentuk soal ini diawali dengan pernyataan-pernyataan (1), (2),(3), (4), dan opsi jawaban mengacu kepada pernyataan-pernyataan tersebut.

Jika jumlah butir soalnya lebih dari 1, maka lebih baik kita definisikan format pernyataannya sebagai Style3, langkah-langkahnya relatif sama.

  1. Klik Style1 ,ketikkan Perintah soal lalu [Enter], [Backspace]
  2. Klik Numbering > klik bentuk (1), (2), (3), >klik Adjust List Indents… (samakan pengaturannya seperti di atas) lalu ketikkan.pernyataannya,> [Enter], setelah selesai ,matikan automatisasi Numbering dengan[Backspace].
  3. Pilih/block pernyataan (1) s.d. (4) > klik kanan >klik Style >klik Save Selections a New Quick Style , Name Style3 >klik OK.
  4. Klik Style1 > tekan [Backspace] untuk menghapus penomoran, Ketikkan pertanyaan soal …..[Enter].
  5. Klik Style2 , >klik kanan >klik Restart at a, ketikkan opsi jawaban > tekan [Enter] dst.

Mengetik Naskah Soal

Simpulan:

Untuk teks pertanyaan atau perintah soal menggunakan Style1,

Untuk opsi jawaban a, b, c, dan d soal Pilihan Ganda Biasa menggunakan Style2.

Untuk pernyataan soal Pilihan Ganda Kompleks menggunakan Style3.

Keuntungan menggunakan Style, antara lain :

  1. Proses pemformatan yang meliputi; pengaturan jarak antar paragraph, jenis huruf, ukuran huruf, tata letak teks dlsb setiap butir soal, dilakukan hanya dengan sekali pengaturan.
  2. Dokumen hasil pengetikkan terlihat rapi, pengerjaan lebih efisien dan terlihat profesional.(Guuruuu..).

D. Penomoran Halaman Dokumen

Jika dokumen yang kita buat perlu diberi nomor halaman, maka langkah-langkahnya sebagai berikut:

Klik Menu Insert >klik Page Number (pada grup Header & Footer), maka dalam menu dropdown ada beberapa pilihan penomoran yaitu; di atas, di bawah, pada margin, pada posisi kursor saat itu. Yang lazim klik Buttom Page (di bawah) > klik satu form dari ada 4 pilihan bentuk baku yang disediakan kemudian tekan [Esc] atau klik Close Header and Footer atau klik 2x di area dokumen.

Insert page Number

 

E. Menghapus Penomoran Halaman Dokumen

Klik Menu Insert >klik Page Number > Klik Remove Page Numbers.

Cara lain: klik 2x pada area nomor halaman (yang tampak agak redup)> delete nomornya . Tampilannya seperti berikut:

Nomor Halaman

Kemudian klik 2x atau Close Header and Footer.

III. Tahap Penyimpanan Dokumen (Saving)

Dokumen baru yang sudah dibuat biasanya kita simpan dengan mengklik icon disk atau menekan shortcut [Ctrl+S], lalu memberi nama file tersebut, kemudian klik Save atau menekan tombol [Enter].

Langkah tersebut tidaklah salah, namun demikian jika dilakukan setiap kali menyimpan dokumen, maka semua jenis file akan tersimpan dalam folder yang baku yaitu folder My documents atau documents. Sehingga dalam folder tersebut tersimpan bermacam-macam file.

Langkah yang baik simpanlah dokumen baru yang sudah dibuat dalam folder baru yang kita buat dengan nama yang relevan dengan isi dokumen.

Tentukan dalam directory C atau D, folder baru akan dibuat misalkan pada directory C, maka langkah-langkah yang dilakukan:

Klik icon disk atau tekan shortcut [Ctrl+S], maka terbuka kotak dialog Save As.

Geser vertikal scroll bar (tengah) hingga tampak directory C, klik C >klik Menu New folder>beri nama Folder> [Enter]. Selanjutnya beri nama file > klik Save atau [Enter]

Save as

 

IV. Tahap Pencetakan Dokumen (Printing)

Langkah awal, pastikan kabel USB (Universal Serial Bus) dari printer terhubung ke Laptop, dan pastikan power Printer keadaan On.

Sebelum mencetak, rapihkan tata letak dokumen yang akan dicetak jangan sampai ada teks-teks yang mengantung. Tampilkan Print Preview. Langkahnya: Klik Office Button >Gerakkan Pointer Mouse pada Print > Klik Print Preview.

Print Preview

Tampilan Print Preview lebih kecil, level zoomnya sekitar 40% dari dokumen asli, jika perlu pembesaran klik area dokumen tersebut, sedangkan untuk menampilkan halaman sebelumnya klik tollbar Previous Page (shortcut [PgUp], halaman berikutnya Next Page (shortcut tekan [PgDn]). Kembali ke tampilan Print Layout >klik Close Print Preview.

Jika sudah siap cetak, klik Office Button > klik Print atau tekan [Ctrl +P], maka terbuka kotak dialog Print.

Print

 

Pastikan nama Printernya tepat (jangan asal OK!), statusnya Idle (aktif siap digunakan).

Umumnya Merk Printer pada Opsi Page range terdapat 4 pilihan:

All : Mencetak semua halaman dokumen.

Opsi ini berhubungan dengan pilihan Print di bawahnya yang terdiri dari 3 pilihan yaitu, mencetak semua halaman yang ada (All pages in range), mencetak halaman ganjil saja (Odd pages), dan halaman genap saja (Even pages)

Current page : Jika mencetak satu halaman dokumen saja yang sedang ditampilkan.

Selection : Jika hanya mencetak teks dokumen yang dipilih sebelumnya.

Page     : ketikkan 1, 3, 4, 7   jika hanya mencetak halaman 1, 3, 4, dan 7 saja.

Ketikkan 1 – 11 jika mencetak dari halaman 1 s.d 11.

Ketikkan p1s2  jika mencetak halaman 1 section 1, p1s2 (halaman 1 section 2), cara pencetakan ini jika kita menyisipkan section break pada dokumen.

Section Break perintah yang digunakan untuk mengubah layout (tata letak) atau pemformatan satu halaman atau beberapa halaman yang berbeda-beda dalam satu dokumen.

Misalnya mengubah layout dalam satu halaman, bagian atas terdiri dari 2 kolom dan bagian bawah 1 kolom. Dalam satu file, halaman 1 orientasinya Portrait (tegak), sedangkan halaman berikutnya Landscape (menyamping). Pemformatannya seperti penomoran halaman yang berbeda-beda, margin, page border, header & Footer, dsb.

Penggunaan section break tepat dalam pembuatan administrasi guru seperti RPP, program semester dsb, karena orientasinya ada yang tegak dan menyamping sehingga kita tak perlu membuat dalam dua file yang berbeda.

Indikator suatu dokumen menggunakan section break yaitu adanya garis putus-putus ganda pada dokumen jika dilihat dalam Draft View.

Insyaallah, cara penggunaan section break suatu saat akan kita bahas.

Jika dokumen yang dibuat terdiri dalam beberapa halaman yang tersusun dan diberi nomor halaman, agar tak menyusun kembali maka centaklah mulai dari halaman belakang. Langkah yang perlu dilakukan pada printer Epson L100 :

Klik tab Properties > klik tab Main > pada Print Options centang Reverse Order >OK.

Pada printer merk lain temukan Print Options centang Reverse Order.

Dari uraian di atas terlihat panjang, tetapi jika diparaktikkan kata mantan pacar saya di rumah, “ ah.. ga angel” (tidak sukar) alias mudah.

Silahkan sambil liburan para ibu guru yang merangkap ibu rt duduk manis depan laptop , coba praktikkan! mulai dari membuat daftar AutoCorrect, latihan mengetik naskah soal dengan menggunakan Style, penomoran halaman, mengelola file.

Agar tidak online terus, copas atau save page artikel ini. Jangan lupa aktifkan sound laptop anda ada sebuah lagu “untukmu”

Sebelum saya simpan pada komputer lain, yang perlu file artikel ini, silahkan via email saja.

 

Selamat mencoba semoga bermanfaat..

22 Desember 2015 - Posted by | UMUM | , , ,

Belum ada komentar.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: